有回饋才能有所調整
Retrospective 正是一個這樣的場合
讓團隊成員有機會對團隊給予回饋
但有些人也會反映
這沒用啦
講無效的啦
沒有想法啦
都講一樣的事啦
等等等.....
而我主持這麼多場Retrospective之後
累積了一些心得 想跟大家分享
希望幫助大家主持一場有效的Retrospective
Tip 1 : Define the scope
在Retrospective一開始我通常會跟大家說明這次的範圍
如果是有Sprint概念的 就討論這個Sprint
如果是沒有跑Scrum的 (e.g. Operation Team)那就用一段期間 (e.g. 最近一個月)
如果發生了什麼重大問題
也可以針對這個問題來討論
定義清楚Scope的好處就是讓大家清楚明白接下來要討論的範圍在哪裡
才不會將所有的新仇舊恨都一起拿出來講
Tip 2 : Timebox
通常每次討論我都會規定Timebox並盡量嚴格執行
時間到了就討論下一個主題
嚴守Timebox有幾個好處 :
(1) 避免超時
如果不控制時間 發散的討論可能會拖很長
最棒的情況就像Daily Scrum一樣自然 每次都精準的結束 就不會造成大家的負擔
如果不控制時間 發散的討論可能會拖很長
最棒的情況就像Daily Scrum一樣自然 每次都精準的結束 就不會造成大家的負擔
(2) 隱含排序效果
最想講的一定要趕快拿出來講 不然就沒機會表達了 間接地就知道大家最痛的點是什麼
上台說話時 第一輪我只讓每個人一次講一張想法就好
大家都說過一輪之後 才會進入自由討論的時間
主要是就是怕有影響力的人一次把全部想法講完 擠壓了其他人的時間
但其實每次執行時 我還是會看情況
如果討論正熱烈 大家已經進入了Zone
此時大家是很激情 很有想法的
我就會提醒他們時間已經到了 要不要再延續? 要延續多久?
導致心中的想法沒說出來
這個就是所謂的錨效應
所以我都是讓大家同時一起寫便利貼
有寫的就盡量上來貼
有重複也沒關係 能夠加強意見的力道
代表有人跟你有相同想法 你並不孤單
一開始你可以先決定這一次要用哪種方式來跑retrospective
從最簡單的
最想講的一定要趕快拿出來講 不然就沒機會表達了 間接地就知道大家最痛的點是什麼
上台說話時 第一輪我只讓每個人一次講一張想法就好
大家都說過一輪之後 才會進入自由討論的時間
主要是就是怕有影響力的人一次把全部想法講完 擠壓了其他人的時間
但其實每次執行時 我還是會看情況
如果討論正熱烈 大家已經進入了Zone
此時大家是很激情 很有想法的
我就會提醒他們時間已經到了 要不要再延續? 要延續多久?
Tip 3 : Avoid Anchor Effect
有時候說話有影響力的人(e.g. Manager, Lead) 很容易影響大家導致心中的想法沒說出來
這個就是所謂的錨效應
所以我都是讓大家同時一起寫便利貼
有寫的就盡量上來貼
有重複也沒關係 能夠加強意見的力道
代表有人跟你有相同想法 你並不孤單
Tip 4 : Facilitation
引導的方式很重要一開始你可以先決定這一次要用哪種方式來跑retrospective
從最簡單的
- Good and Bad
- Start, Stop and Continue
- ORID
- Appreciative Inquiry
每種引導的方式都有其特別的效果
對於可以用那些引導的方式來帶Retrospective
大家可以參考這個網站 (目前有129種retro的方法喔)
https://plans-for-retrospectives.com/en/?id=108-87-10-124-57
會議中隨時要注意狀況
當大家都離題時 要引導他們回來
Tip 5 : Play for keeps
簡單來說就是玩真的一定要有Action Item
一定要有Owner
不然大家討論的東西又掉在地上沒人接
然後又會被質疑Retrospective沒有效果
另一方面 不要太貪心
一次先挑一件事來改善
通常大家列出的Action Item是真的會花到大家的時間的
所以套句大家最愛說的話 平常趕專案都沒時間了 哪有時間改善阿
只挑一件來改會是個比較簡單的開始
我自己是會列一項會花effort的Action Item 其餘列為Candidate Action Item (只記錄下來)
若是不須effort即能改善的Action Item (通常像政令宣導就好的那些)就直接改了
不然大家討論的東西又掉在地上沒人接
然後又會被質疑Retrospective沒有效果
另一方面 不要太貪心
一次先挑一件事來改善
通常大家列出的Action Item是真的會花到大家的時間的
所以套句大家最愛說的話 平常趕專案都沒時間了 哪有時間改善阿
只挑一件來改會是個比較簡單的開始
我自己是會列一項會花effort的Action Item 其餘列為Candidate Action Item (只記錄下來)
若是不須effort即能改善的Action Item (通常像政令宣導就好的那些)就直接改了
不算在Action Item裡面
當討論, 抱怨或是吵架陷入了對人不對事的情況下 這個討論基本上是無效的
所以Scrum Master在引導時 一定要提醒大家 對事不對人
我們在講的是 事情 而不是 人
雖然我也知道很多人講出來的事情 本來就會針對背後的人
不過檯面上還是盡量讓大家客觀一點
如果已經到了劍拔弩張的時候呢?
上次看到一種作法
就是讓他們對著白板討論吧 !
Tip 6 : Play the ball, not the player
對事不對人當討論, 抱怨或是吵架陷入了對人不對事的情況下 這個討論基本上是無效的
所以Scrum Master在引導時 一定要提醒大家 對事不對人
我們在講的是 事情 而不是 人
雖然我也知道很多人講出來的事情 本來就會針對背後的人
不過檯面上還是盡量讓大家客觀一點
如果已經到了劍拔弩張的時候呢?
上次看到一種作法
就是讓他們對著白板討論吧 !
讓他們對著白板上的事實來討論吧 !
如果沒跑Scrum 也建議要定期召開
如果久久開一次 雖然大家有新鮮感 可是心中的想法如果當下沒有記起來
事後還要回顧會非常難回想起
況且事情可能也過了 不須再追究等等
定期召開除了能夠即時收到回饋而有所調整之外
還能養成大家的自然而然的一種節奏與習慣
當這件事是很自然地發生時
團隊間也自然地塑造出一種安全的環境
Tip 7 : Run it regularly
如果有跑Scrum的 開Retrospective應該不陌生(但也是最常被省略的會議)如果沒跑Scrum 也建議要定期召開
如果久久開一次 雖然大家有新鮮感 可是心中的想法如果當下沒有記起來
事後還要回顧會非常難回想起
況且事情可能也過了 不須再追究等等
定期召開除了能夠即時收到回饋而有所調整之外
還能養成大家的自然而然的一種節奏與習慣
當這件事是很自然地發生時
團隊間也自然地塑造出一種安全的環境
而持續改進
其實最關鍵的因素就是安全的環境
必須要營造出安全的環境
大家才敢把真話說出來
即使攸關利益者在場 也敢把話攤開來講
因為大家在同一艘船上
真心為團隊付出
我也相信 無論怎麼引導 現實上在這種場合還是不比匿名或私底下的的意見來的直接真實
但至少
Safe Environment
Retrospective有沒有效其實最關鍵的因素就是安全的環境
必須要營造出安全的環境
大家才敢把真話說出來
即使攸關利益者在場 也敢把話攤開來講
因為大家在同一艘船上
真心為團隊付出
我也相信 無論怎麼引導 現實上在這種場合還是不比匿名或私底下的的意見來的直接真實
但至少
我們要努力盡量擴大可以說真話的範圍
真誠地希望團隊變好 而一起努力
以上是我的一些心得與想法
希望能夠幫助到各位Scrum Master們
