這是我第一次主持Cross-site 的retrospective meeting (真的要感謝我們Project Manager給我這個機會主持)
我們Project Team的成員分隔三地 (台灣 , 大陸 及 美國)
所以沒有機會讓大家聚集在白板前面一起Brainstorming
於是我找了一個線上的Tool , BoardThing
BoardThing 是一套線上的Brainstorming tool
讓不同地方的夥伴們 能夠對同一個版面貼便利貼 討論事情
以下就來記錄一下主持這場Cross-site meeting前的準備動作吧
Step 1: Survey 工具
一開始有想過 JIRA或Trello 但實際去用之後 發現還是不太方便
所以就開始Survey 類似的工具
然後就看到這篇文章
太棒了 有人已經整理好了一堆工具
於是我就從裡面找幾個適合的來試用
發現BoardThing 可以讓參與者很方便的加入Board
只需要share link, 參與者就能加入
貼便利貼的效果也不錯 能分組 能投票 也能畫畫
所以 BoardThing 就決定是你了
Step 2: 寫下使用方法
決定採用BoardThing之後 為了要讓夥伴們會使用
所以寫了上一篇文章
讓夥伴們能夠清楚地了解怎麼使用這個Tool
Step 3: 請夥伴們試用
會議前一天 我Create一個Rehearsal的版讓夥伴們先行試用 主要是我想確定每一個人都能夠貼便利貼
Step 4: 準備Board的Template
我設計完當天要進行的方向與流程之後 便Create這個版的Template
在這個Template 我先塞進了以下東西 (用不同顏色的便利貼代表不同功能)
寫這麼多描述的目的是 我希望大家看這個Board就知道我們要幹嘛
(1) Rule & Information
紅色便利貼 : 這個會議的規則 例如 對事不對人 , 請勿中斷他人發言等
(2) Timebox
綠色便利貼 : 低頭寫便利貼的時間 / 大家討論的時間
(3) Column
灰色便利貼 : 流程 (例如 : good, bad)
圖為Template的一部份
Step 5: Go
到了Retrospective當天 我先描述今天的流程
進行時 盡量遵守Timebox
為了讓每個人在時間內都有講到話
我限制一個人一次只能講一張便利貼
如果時間還沒結束 就能繼續輪流下去
所以請大家一定要先從最想講的話題開始
低頭寫便利貼的時間 是請大家先把想講的話貼在Note上
待輪到時 就用貼上的方式Create一張新便利貼
若是想講的話已經有人貼過了 也可以用複製便利貼的方式貼上
使用上真的跟在白板上貼便利貼一樣便利
Step 6: Export
BoardThing的缺點就是輸出不太方便 所以我用拍照的方式整理最後的結論
結論
BoardThing真的是套方便的 online brainstorming tool
參與者能夠很方便的加入討論
使用上跟在白板上討論差不多
而且還是免費
所以推薦給各位有需要remote brainstorming的朋友
