Cross-Site Team Retrospective Experience

這是我第一次主持Cross-site 的retrospective meeting (真的要感謝我們Project Manager給我這個機會主持)

我們Project Team的成員分隔三地 (台灣 , 大陸 及 美國)

所以沒有機會讓大家聚集在白板前面一起Brainstorming

於是我找了一個線上的Tool , BoardThing

BoardThing 是一套線上的Brainstorming tool

讓不同地方的夥伴們 能夠對同一個版面貼便利貼 討論事情

以下就來記錄一下主持這場Cross-site meeting前的準備動作吧

Step 1: Survey 工具

    一開始有想過 JIRA或Trello 但實際去用之後 發現還是不太方便

    所以就開始Survey 類似的工具

    然後就看到這篇文章 

    26 Tools for Online Brainstorming and Decision Making in Meetings

    太棒了 有人已經整理好了一堆工具

    於是我就從裡面找幾個適合的來試用

    

    發現BoardThing 可以讓參與者很方便的加入Board

    只需要share link, 參與者就能加入

    貼便利貼的效果也不錯 能分組 能投票 也能畫畫

    所以 BoardThing 就決定是你了

Step 2: 寫下使用方法

    決定採用BoardThing之後 為了要讓夥伴們會使用

    所以寫了上一篇文章

    [工具篇] BoardThing - online brainstorming tool

    讓夥伴們能夠清楚地了解怎麼使用這個Tool

Step 3: 請夥伴們試用

    會議前一天 我Create一個Rehearsal的版讓夥伴們先行試用 主要是我想確定每一個人都能夠貼便利貼

Step 4: 準備Board的Template

    我設計完當天要進行的方向與流程之後 便Create這個版的Template

    在這個Template 我先塞進了以下東西 (用不同顏色的便利貼代表不同功能)

    寫這麼多描述的目的是 我希望大家看這個Board就知道我們要幹嘛

    (1) Rule & Information

          紅色便利貼 : 這個會議的規則 例如 對事不對人 , 請勿中斷他人發言等

    (2) Timebox

          綠色便利貼 : 低頭寫便利貼的時間 / 大家討論的時間

    (3) Column

          灰色便利貼 : 流程 (例如 : good, bad)

    圖為Template的一部份

Step 5: Go

    到了Retrospective當天 我先描述今天的流程

    進行時 盡量遵守Timebox

    為了讓每個人在時間內都有講到話 

    我限制一個人一次只能講一張便利貼

    如果時間還沒結束 就能繼續輪流下去

    所以請大家一定要先從最想講的話題開始

    

    低頭寫便利貼的時間 是請大家先把想講的話貼在Note上

    待輪到時 就用貼上的方式Create一張新便利貼

    若是想講的話已經有人貼過了 也可以用複製便利貼的方式貼上

    使用上真的跟在白板上貼便利貼一樣便利

Step 6: Export

    BoardThing的缺點就是輸出不太方便 所以我用拍照的方式整理最後的結論

結論

BoardThing真的是套方便的 online brainstorming tool

參與者能夠很方便的加入討論

使用上跟在白板上討論差不多

而且還是免費

所以推薦給各位有需要remote brainstorming的朋友